Vài mẹo nhỏ khi tổ chức một buổi hội họp

SHN Tiến sĩ Nadine Katz, phó trưởng khoa của trường cao đẳng y tế Albert Einstein, người đã tham gia rất nhiều cuộc họp, đưa ra những bí quyết nhỏ khi tổ chức một buổi hội họp. Cách đối phó với những người phát biểu dài dòng, và những người khiến chương trình nghị sự bị đi trệch hướng.

©Maria Teijeiro/Getty Images

Bí quyết số 1 của bà “Chuẩn bị, chuẩn bị, và chuẩn bị nhiều hơn nữa”, không chỉ lên kế hoạch chi tiết cho chương trình nghị sự, mà còn phải khảo sát nơi cuộc họp sẽ diễn ra, nhiệt độ phòng và các bóng đèn. Thậm chí bà còn xem xét ý thích riêng của những người sẽ tham gia cuộc họp. “Nếu ai đó thích Tab, chúng tôi sẽ đặt Tab cho họ” những chi tiết nhỏ khiến người tham dự cảm thấy thoải mái, được đón chào và háo hức tham gia.

Bà cũng đề nghị nên đặt ra các “tiêu chuẩn”, như nhóm sẽ phản ứng thế nào khi một người đến trễ, hay ai đó không chuẩn bị trước tài liệu. Nhóm sẽ có căn cứ để phản ứng khi người phạm phải các tiêu chuẩn này là trưởng bộ phận của họ, hay một nhân viên kỳ cựu nào đó. Khi mọi người đều đã hiểu hết các luật lệ, những rắc rối này sẽ dễ bị ngăn chặn hơn.

Với những thành viên khiến chương trình nghị sự bị ngắt quãng, khiến cuộc họp đi trệch lịch trình, không tuân theo quy tắc. Katz đề nghị người chủ trì cuộc họp nên nói “Cảm ơn đã đưa ra vấn đề này, rõ ràng nó rất quan trọng, tôi sẽ thảo luận lại với hội đồng xem chúng ta có nên bàn luận về vấn đề này khi chúng ta đã kết thúc các điểm khác trong chương trình nghị sự.”

Đôi khi những người này thậm chí còn cướp luôn chỗ, đẩy người chủ trì cuộc họp qua một bên. Katz nhấn mạnh, đặc biệt với những chủ tọa là phụ nữ, chỗ ngồi khôn ngoan là ở đầu bàn, vị trí của người nắm quyền điều hành cuộc họp.

Còn với những đồng nghiệp phát biểu quá dài dòng, và hiếm khi tóm tắt được quan điểm của họ? Hãy đợi cho đến khi họ ngừng lại để nghỉ, và chen vào, tóm tắt giúp họ điểm chính và nói “Bạn đã đưa ra những điểm rất quan trọng, tôi đề nghị nhóm đưa ra ý kiến xem chúng ta có tiếp tục bàn luận quan điểm này hay đưa nó vào đầu chương trình nghị sự cho cuộc họp tới”. Cách này giúp người phát biểu cảm thấy họ được lắng nghe và bạn đang đón nhận ý kiến của họ đầy nghiêm túc, nhờ đến sự giúp đỡ của nhóm để đem cuộc họp trở lại theo lộ trình mà không làm người chủ tọa trông hống hách.

“Bạn không được để mất quyền điều khiển cuộc họp của mình” Katz kết luận. “Ngay khi nó bắt đầu, bạn phải dập tắt nó ngay. Nhắc nhở mọi người rằng bạn đã có chương trình nghị sự được lên kế hoạch.”

Nguồn: Forbes